*報告書・レポート・提案書の書き方

◆稟議書の書き方・考え方の基本!

ビジネス文書に強くなろう!

ビジネスシーンでは、メールや手紙で、商談申し込み、お礼、詫び状など、様々な文書を作成する機会があります。そのため、基本的なビジネス文書の書き方はぜひ、マスターしておきたいですね。

ビジネス文書・文章の書き方のコツ


★ビジネス文書に強くなる!★


取引先へのお礼状、招待状、お詫び状、企画書、事業計画書、借入・融資の依頼など、書類・請求書などビジネスでは様々な文書・手紙を書く機会が多くあります。

ビジネス文書、文章を作る上でのポイントは、内容が分かりやすいことが、書き方や書式の基本です。例文や文例、テンプレート、サンプルなどを見ても、内容が要領よく作られているはずです。ビジネス上でで効率の良いコミュニケーションが求められるからです。

それでは、分かりやすいビジネス文書、文章とは、どういうものでしょうか?

それは、

・文章は短く簡潔に
・内容を整理してから書く(順序、関連性、階層性)
・伝えたいことを正確に伝える
・一文では、一つのことだけを述べる
・できるだけ具体的に書く

ということです。

要約すると、分かりやすいビジネス文書、文章は、
  簡潔、明瞭、短く
ということになります。

そのまま使える! ビジネスマナー・文書―手紙、メール、FAX、電話の書き方、伝え方

ビジネス文書・文章の書き方で気をつけること


★ビジネス文書に強くなる!★


ビジネス文書文章は、ビジネスを円滑に進めていく上での大切なビジネスコミュニケーションの手段です。

ビジネス文書で最も重要なポイントは、

・理解しやすい … 一度読めば、何を言いたいのかが理解出来る
・読みやすい  … サッと読めるように書かれている

という2つの点です。

インターネットでも、ビジネス文書の目的別、用途別のサンプル、フォーマットがダウンロード出来ますので、見本にするとやり方がつかめます。

またビジネスの基本として、

・誤字、脱字がないよう細心の注意を払う
・相手の名前、会社名などを間違わない
・数値、データを使う場合は、正確に

にも、注意をしてください。

ビジネス文書、文章上達の方法


★ビジネス文書の書き方なら!★


ビジネス文書文章の正しい作成方法、作リ方をマスターするには、まず自分の書きたい文書文章と同じテーマの文例テンプレートを見つけ、それを見本して使うのが一番手っ取り早く、また確実なやり方です。

職場や仕事では、記録に残したり、確実に相手に伝える手段として、ビジネス文書文章を書く機会が多くあります。

例えば、ビジネス上でお世話になった方へのお礼を伝えるには、お礼状のテンプレートを、お詫び状を書く場合には、お詫び状のサンプルを、報告書を書く場合には・・・と、言ったように、ビジネス文書・文章の例文テンプレートをいつでも活用できるように準備しておくことが大切なポイントです。

ビジネス文書文書を上手に作成するには、文例を利用できる環境を作りだし、実際に自分で何回も書いてみる練習、経験を積むことです。

稟議書の書き方、書式、サンプル

稟議書りんぎしょ)とは、企業等の組織において、上司や上部機関から仕事の決済を仰ぐときに用いる社内ビジネス文書です。稟議書りん議書)以外に、起案書伺い書などとも言われます。

稟議書の決裁権者は、各企業で概ね金額によって基準が決められています。例えば**万円以上の契約の場合は、社長の決裁が必要、といった具合に。

稟議書に盛り込む内容は、各企業によって独自に書式が定められています。
一般に社内で使われている稟議書文例サンプルは、以下の通りです。


稟議書書式

1.起案番号   2.起案年月日
3.起案責任者  4.件名
5.起案の主旨  6.実施方法
7.費用     8.実施時期
9.添付資料

稟議書文例サンプル

          稟議書 
                      起案番号:0709111 
                      平成 年 月 日
総務部
沼田 部長
                  (作成者)営業部 田中一郎

     (件名)パソコン購入の依頼

標記の件、下記の通り購入下さるようお願い申し上げます。

           記

1.希望商品 :ノートパソコン1台(NEC****)
2.起案の主旨:客先でのプレゼン用パソコンがなく、新規購入が必要になったため。
3.費用  ***円
4.実施希望日:平成○○年10月上旬
5.添付資料  見積書1式
 

ビジネス文章が上達は、手帳から

ビジネス文書文章を書くには、書く内容を正しく記録したり、思った事柄やアイデアをすぐ書きとめておくことが大切ですね。

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ビジネスメールの書き方

ビジネスの世界でも、また友人同士でも、パソコンを使った電子メールeメール)はコミュニケーションの手段として、頻繁に活用されています。
電子メールは、相手と簡単、かつスピーディにやり取りが行なえ、24時間いつでも送受信が可能です。海外とのやり取りも、電子メールが主流です。

電子メール書き方
1.タイトルは、メールの中身が予想できるように付ける。
2.だらだらとした文章でなく、簡単明瞭に書く。
3.直接本文に入り、拝啓などの前置きは原則不要。
4・電子メールの送受信に適する内容かどうかを判断して使う。
  (電話や直接話した方が良いか考える)
5.最後に、自分の氏名、所属、連絡先アドレスなどを入れる。


電子メール文例

件名:新商品企画会議開催のお知らせ

来年度の新商品開発に向けた会議を開催しますので、お集まりください。

日 時:11月20日(月)13時〜15時
場 所:本社3階302会議室  
議 題:1.本年度新商品の評価
     2.来年度新商品開発の方向性
   
なお、参考資料を添付しましたので、事前にご確認ください。

ビジネス文書・文章を受け取ったら・・・

ビジネス文書文章を受け取った時にも、注意が必要です。

ビジネス文書文章を受領した時は、

1.ビジネス文書・文章の宛先を確認する。会社宛の正式文書なら、個人名宛ではいけません。
2.ビジネス文書・文章の日付、内容、質問事項などに誤りがないか、会社の印鑑が押されているかを確認します。
3.受け取ったビジネス文書・文章は日付順、内容などに保管しておく。

ビジネス文書・文章の「読ませる」書き方

それでは、読みやすいビジネス文書文章は、どのような書き方書式でしょうか?

それは、

・「読ませる」のではなく、「見せる」ことを重視して作る
・結論を先に持ってくる
・必要な情報が一目で分かる
・内容が容易に認知できるレイアウトに
(箇条書き、強調、空白等の活用)
・キーとなる単語以外は、なるべく同じ言葉を繰り返さない

と言うことになります。

すなわち、読み手がスムーズに(効率良く)文書、文書が読める、更には、ビジネス文書文章を読むのではなく、目で見ただけで、内容がつかめる文書・文章が優れたビジネス文書文章だと言えます。

ビジネスでの社内と社内文書の書き方の違い

ビジネス文書文章は、大きく分けると、社内文書・文章と社外文書・文章の2種類に分かれます。

社内文書・文章は、組織の内部で上部→下部、下部→上部、部門→部門など、業務を円滑に進めるために作成され、社外文書・文章は、会社や団体がその目的を遂行するため、取引先などへ向けて意思表示するために作成、発信されるものです。

ビジネス文書文章の用途別分類>

1.社内文書・文章の書き方

@儀礼よりも、能率を優先。
  「拝啓」や「時候のあいさつ」などは不要。ずばり用件に入る。

A敬語使用は最低限にとどめる。
  目上の人へもことさらへりくだる必要はなし。

B受信者名の敬称は省略。
  「営業部長」、「鈴木主任」で良い。「殿」、「様」は不要。


2.社外文書・文章の書き方

@形式と儀礼の両面を重視。
  社交儀礼などマナーや形式に注意し、用件を適確に伝える。

A敬語を適切に使う。
  尊敬語、丁寧語、謙譲語をうまく使い分ける。

B個人が作成しても、会社の責任に。
  個人が書いても、一旦社外へ出ると会社の意思と見なされる。

お礼のビジネス文書・文章の書き方と文例

よく使うビジネス文書文章の書き方の文例

お礼状書き方について、留意しないといけない事柄は、

1.お礼状を出すタイミングを逸しない
   日にちが過ぎてから、お礼状を出すのは好ましくありません。
   
2.お礼状の書き方は、キッチリとした格式、内容で
   文書・文章の書き方を、遵守しないと、逆効果になります。

3.お礼の気持ち、感謝の気持ちを素直に言葉に出す
   「ありがとう」のお礼の気持ちを素直に表現する。


お礼状書き方文例>  訪問先へのお礼状

拝啓 ・・・
先日、御地へ出張の際には、ひとかたならぬお世話になり、まことにありがとうございました。
さて、その際、ご提案させていただきました「○○商品」についてですが、発売以来、ご好評をいただいております。
何とぞ、貴社におかれましても、ご検討いただきたく、お願い申し上げます ・・・
                        敬具

   

ビジネス文書・文章を作成したら・・・

ビジネス文書文章は、会社の重要書類です。

ビジネス文書文章を作成、発行する際には、次のことに気をつけましょう。

1.ビジネス文書・文章の複写、控えを必ず取っておく。

2.ビジネス文書・文章は、責任者が管理、保管しておく。

3.特に重要なビジネス文書・文章には、偽造、散逸を防ぐ為、連番をつけておく。

4.ビジネス文書・文章発行の際は、宛先、タイトル、内容、日付などに記入漏れ、間違いがないか確認する。

5.ビジネス文書・文章に、会社や、発行責任者の印鑑が押してあるか確認する。

お詫びのビジネス文書・文章の書き方と例文

よく使うビジネス文書文章の書き方の文例

始末書お詫び状顛末書は、何らかのミス事故が発生したり、苦情を受けた時などに、口頭では不充分な為、相手方に文書え書いて送るものです。

始末書お詫び状顛末書を書く時のポイントですが、やはり他のビジネス文章ビジネス文書と同じく、簡潔明瞭に書きます。理由をくどくど述べることより、素直に謝ることが大切です。

始末書お詫び状顛末書文例(支払い遅れの場合)
・・・
このたびは、○月の支払いが遅れ、まことに申し訳けございませんでした。深くお詫び申し上げます。
本日、ご指定の△△銀行口座に全額を振り込みいたしました。
今後は、このようなことがないよう注意いたしますので、何とぞお許しいただきたくお願い申し上げます。 ・・・

*納品遅れ、製品不良、事故などの始末書お詫び状顛末書も、同様に考えてみてください。

領収書(証)の書き方

よく使うビジネス文書文章の書き方の文例

領収書には、相手先名、金額、主な内容(但し書きで)、日付及び発行者名と連絡先を記載します。

領収金額の応じて、収入印紙を貼ることもお忘れなく。
 *3万円未満は非課税、3〜100万円は200円  

≪領収書の書き方のサンプル≫

No.
           領収書 
丸太一郎 様


金額    45,600円       

     但
     200* 年 * 月 ** 日 上記正に領収いたしました

内 訳
消費税額 ( * %)


〒 *** - ****
(ここには住所を入力します)
(ここには氏名を入力します)
TEL **** - *** - ****

見積書、請求書の書き方

よく使うビジネス文書文章の書き方の文例

見積書請求書書き方で大切なのは、品名、数量、金額を間違いなく記入することと、納期、支払い条件も明記することです。

≪見積書又は請求書の書き方のサンプル≫

下記のとおり御見積もり(又はご請求)申し上げます。
 御見積(又は御請求)金額
総額  60,000
お値引  1,500
小計  58,500
消費税   2,925
合計  61,425

No.    品名   単価    数量   金額
1    ○○○○  5,000   10   50,000
2    △△△△  2,000    5   10,000
3

*見積書の場合
納品期日  3日以内に発送
支払条件   納品から1ヶ月以内
有効期限   平成 18年12月末日

                

委任状の書き方、書式

よく使うビジネス文書文章の書き方の文例:委任状書き方書式

委任状は、住民票、戸籍謄本など公的な書類の申請、受領を代理人が行う場合に、必ず必要となる文書です。
委任状の書き方は、日付、委任の合意の文章、申請人と代理人の名前・住所の記載と、申請人の印鑑が押されてあれば書式的には大丈夫です。
但し、申請人、代理人の名前・住所は、申請人の自筆で書いてください。
もちろん、全文を手書きにされても構いません。
委任状書き方サンプルは下記の通りです。同様な書式で作成してみてください。

        委任状 
                       平成  年  月  日
 (申請人)

    住所 東京都新宿区○○3丁目4−5

    氏名 沼田 一郎   印           

私は下記の者を代理人と定め、 △△取得の権限を委任します。


代理人 住所 東京都板橋区××町1丁目12−7

      氏名 藤本 次郎  

詳しくは ⇒  委任状の書き方と書式
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